Letters and memos

The letter you've been putting off, written today

Claims, replies, memos to management and meeting minutes, in formal Arabic that's firm without being hostile, and in the format Saudi offices expect.

Real work, start to finish

Each one is a real chat. Open it to see what was asked, what came back, and carry on from there yourself.

A measured reply to a full-refund claimDOCX

A measured reply to a full-refund claim

«وصلتني مطالبة من عميل باسترداد كامل قيمة المشروع بسبب التأخير. المطالبة: رسالة افتراضية مؤرخة 10 أكتوبر 2026: «دفعت لكم 20,000 ريال لتسليم الموقع في 30 سبتمبر ولم يكتمل الموقع. أطلب استرداد كامل المبلغ خلال ثلاثة أيام». العقد والجدول الزمني والمراسلات: مقتطفات افتراضية: البند 2 يحدد التسليم في 30 سبتمبر بشرط استلام النصوص والصور قبل 5 سبتمبر. البند 3 يشمل خمس صفحات دون بوابة دفع. البند 4 ينص على أن أي تعديل على النطاق والمدة يحتاج اتفاقًا مكتوبًا. رسالة العميل في 12 سبتمبر: «هذه آخر الصور المطلوبة». رسالة المطوّر في 20 سبتمبر: «إضافة بوابة الدفع تحتاج تسعيرًا وجدولًا جديدًا». لا يوجد رد قبول موثّق على الإضافة. في 2 أكتوبر أرسل المطوّر رابط معاينة لأربع صفحات وذكر أن الخامسة قيد الإعداد. لا تتوفر شروط الاسترداد أو بقية العقد في هذا المثال. أريد مسودة رد عربية مهنية: تلخص ما فهمناه، وتطلب توضيح النقاط الناقصة، وتعرض الوقائع التي تدعمها المستندات فقط. لا تُقرّ بوقائع غير متحققة ولا تنكر واقعة ثابتة، ولا تضف تهديدًا أو تنازلًا أو وعد دفع دون تعليمات مني. قدّم قبل الرسالة جدولًا بالادعاءات وما يدعم كل ادعاء وما نحتاج نتحقق منه. إذا لم أرفق المطالبة أو العقد، اطلبهما قبل اقتراح رد موضوعي. قدّم النتيجة في ملف قابل للتنزيل إذا كان ذلك متاحًا، مع ملخص هنا في المحادثة.»

HaseefOpen the chat →
A short memo to management on a contract renewalDOCX

A short memo to management on a contract renewal

«أبغى مذكرة مختصرة للإدارة عن هذا الموضوع: مثال افتراضي: عقد مورد خدمة ينتهي في 31 ديسمبر 2026، وينص البند 5: «يتجدد العقد لمدة سنة ما لم يرسل أحد الطرفين إشعار عدم تجديد قبل 60 يومًا من نهايته». ينص البند 6: «ترسل الإشعارات إلى البريد المعتمد في صدر العقد». لم يرفق صدر العقد، ولم يفحص سجل الإشعارات. في تقييم داخلي مؤرخ 10 أكتوبر 2026، رصد الفريق تأخر الرد على خمس تذاكر دعم دون توثيق أوقات فتحها وإغلاقها. الإدارة تسأل: هل نبدأ تفاوضًا لتحسين الخدمة أم نجهز عدم التجديد؟ لا تفترض تحقق إخلال أو وصول إشعار أو تاريخ نهائي دقيق قبل فحص طريقة حساب المدد والنص الكامل. اكتب صفحة واحدة تبدأ بسؤال القرار، ثم الوقائع المؤكدة، والافتراضات، وخيارين أو ثلاثة مع المزايا والمخاطر والمعلومات الناقصة، وانتهِ بما يحتاج موافقة الإدارة. ارجع لكل واقعة إلى المستند أو البند الذي يدعمها. إذا كان الموضوع يحتاج تحليلًا نظاميًا، استخدم المصادر الرسمية مع المادة والرابط وتاريخ التحقق، ولا تختلق مرجعًا إذا لم يتوفر. افصل رأيك الأولي عن الحقائق، ولا تعطِ قرارًا نهائيًا عندما تتوقف النتيجة على مستند غير موجود. قدّم النتيجة في ملف قابل للتنزيل إذا كان ذلك متاحًا، مع ملخص هنا في المحادثة.»

HaseefOpen the chat →

Step by step

  1. 01

    Give it the facts

    Who, what, when and the outcome you want. Rough notes are fine.

  2. 02

    Get a draft in the right register

    Formal, measured and specific, with blanks where a detail is missing instead of invented ones.

  3. 03

    Send it

    Download it as Word or PDF, or ask for a shorter or firmer version first.

Why it comes out right

Formal Arabic, without stiffness

Clear, correct and direct, the way a well-written Saudi letter reads.

Blanks, not guesses

Missing dates, names and amounts stay as blanks for you to fill.

Aware of what's at stake

Claims and replies are worded to protect your position without escalating.

Questions people ask

Write it now, send it today

Free to try, in Arabic or in English.